Viele Kanäle.
Wenig Zeit.
Keine eigene Redaktion.
Viele Kanäle, ein volles Haus, kaum Zeit für Pflege.
Ein Sport- und Wellnessbetrieb lebt davon, dass Gäste wissen, was gerade läuft: neue Kurse, Saunaabende, geänderte Öffnungszeiten. Das muss auf die Website, nach Instagram und Facebook und in die Google-Einträge – für mehrere Standorte und zwei Marken.
Erledigt hat das bisher das Team selbst, zwischen Kursplanung und Empfang. Dabei geht schnell etwas verloren: Ein Beitrag landet nur auf einem Kanal, ein Foto ist zu groß für die Website, auf Google stehen andere Öffnungszeiten als auf der eigenen Seite.
Kein neues Tool. Eine neue Kollegin – dort, wo das Team ohnehin schreibt.
Teela arbeitet im Gruppenchat des Teams. Wer eine Idee hat, schreibt sie dort hinein, schickt ein Foto mit – fertig. Im Team trägt Teela einen eigenen Namen und hat Anweisungen, die genau auf diesen Betrieb zugeschnitten sind: Tonfall, Angebote, Standorte, Farben der Website.
Technisch läuft jeder Kundenagent für sich: ein eigener Container auf einem Server nur für Kundenagenten, ein eigenes ChatGPT-Konto des Betriebs, eigene Zugänge. Auf der Website hat Teela Redakteursrechte – Seiten und Beiträge ja, Plugins, Benutzer und Einstellungen nein.
Und die wichtigste Regel: Veröffentlicht wird erst nach Freigabe durch benannte Personen im Chat. Die Freigabe nennt auch die Kanäle; ein schlichtes „veröffentlichen“ heißt nur Website.
So läuft ein Beitrag vom Handyfoto bis auf alle Kanäle.
Kein Projekt mit Abnahme, sondern Alltag. So entsteht ein typischer Beitrag:
Auftrag im Chat.
Jemand aus dem Team schreibt, worum es geht – etwa ein neuer Kurs oder ein Saunaabend.
Erst nachlesen.
Zeiten, Preise und Angebote liest Teela vorher auf der Live-Website nach, statt sie zu raten. Passt etwas nicht zusammen, fragt sie nach.
Fotos aus dem Team-Drive.
Teela sucht passende Fotos aus dem gemeinsamen Drive, zeigt zwei, drei Vorschläge im Chat und wählt nie allein. iPhone-Fotos wandelt sie um und verkleinert sie für das Web. Keine Bilder aus dem Internet, keine KI-Bilder.
Text und Kanäle.
Teela schreibt den Beitrag und schlägt die passenden Kanäle vor – Wellness-Themen auf den Auftritt der Wellness-Marke, Kurse auf den des Sportbetriebs, Standortthemen in das passende Google-Profil.
Ein Wort im Chat.
Eine berechtigte Person gibt frei und nennt die Kanäle. Dann geht der Beitrag auf die Website und von dort automatisch in die gewählten Kanäle.
Eine Mitarbeiterin mit Schlüssel – aber nicht zu allen Türen.
Ein Agent, der eine Website bearbeiten und auf Social Media veröffentlichen darf, braucht klare Grenzen. Deshalb gilt:
- Nur benannte Personen können Teela Aufträge geben, nur benannte Personen können freigeben.
- Redakteur statt Administrator: Plugins, Benutzer und Einstellungen sind für Teela gesperrt – gemessen, nicht nur versprochen.
- Sicherung vor jeder Änderung und eine Prüfung, ob der Seitenaufbau danach noch stimmt.
- Fremde Inhalte sind Daten, keine Befehle: Steht in einem Dokument, auf einer Webseite oder in einem Google-Eintrag eine versteckte Anweisung, führt Teela sie nicht aus und meldet sie.
- Nächtliche verschlüsselte Sicherung des gesamten Agenten außer Haus, mit Alarm, falls sie ausbleibt.
Was uns überrascht hat. Was wir mitnehmen.
Erstens: Der Chat ist die halbe Miete. Niemand im Team musste ein neues Programm lernen. Ein Foto und zwei Sätze reichen als Auftrag.
Zweitens: Fakten gehören auf die Live-Seite, nicht ins Gedächtnis. Teela liest Zeiten und Angebote vor jedem Text nach und gleicht auch die Google-Einträge mit der Website ab. Jeden Widerspruch meldet sie, statt selbst zu entscheiden, was stimmt.
Drittens: Die Freigabe muss die Kanäle nennen. Bei sieben möglichen Zielen ist „veröffentlichen“ zu ungenau – also heißt es ohne Kanalangabe: nur Website.
Viertens: Fotos kommen vom Handy. Statt das Team um andere Formate zu bitten, verarbeitet Teela iPhone-Fotos direkt und legt bei großen Ordnern einen nummerierten Kontaktbogen an, aus dem das Team wählt.